这些 的指导方针 补充 的 学院的 标准 采购 政策 和 应该 be 之后 为 任何 购买 使 与 联邦 基金.

的 联邦 政府 强加 a 集 of 标准 为 的 收购 of 供应, 设备 和 真正的 财产 购买 与 联邦 基金. 采购 程序 必须 遵守 与 的 标准 实施 by 管理预算办公室 (办公室 of 管理 和 预算) 统一的 行政 需求, 成本 原则, 和 审计 需求 为 联邦 奖 (2 cfr - 200).

的指导方针 为 购买

• 所有 购买 必须 be in 合规 与 的 学院的 声明 为 冲突 of 感兴趣 和 Code of 道德 行为 as 好吧 as 的 金融 冲突 of 感兴趣 政策 具体的 to 联邦 格兰特 资金. In 除了 no 员工, 官, or 代理 of 的 大学 应 参与 in 的 采购 of 货物 和 设备 支持 by 格兰特 基金 (是否 联邦 or 私人) if a 真正的 or 明显的 冲突 of 感兴趣 将 be 涉及到. 这样的 a 冲突 将 出现 当 的 员工, 官, or 代理, 任何 成员 of 他的 or 她的 立即 的家庭, 他的 or 她的 合作伙伴, or an 组织 那 雇佣了 or is 关于 to 雇佣 任何 of 这些 聚会, 有 a 金融 or 其他 感兴趣 in 的 公司 选择 为 an 奖 or 购买. 的 军官, 的员工, 和 代理 of 的 大学 应 既不 征求 也不 接受 赠品, 支持, or 任何东西 of 货币 价值 从 供应商 or 承包商.
• 的 供应商 or 承包商 那 满足 的 要求 质量 标准 at 的 最低 成本 应该 be 选择. 不管 of 的 成本 of 收购, 格兰特 收件人 是 要求 to 避免 采购 不必要的 项目. If 的 成本 to 购买 a 更大的 数量 is 更便宜的 比 的 数量 你 需要的, 联邦 的指导方针 需要 那 只有 的 数量 需要 应该 be 购买.
• 资本 设备 is 定义 by 的 管理预算办公室 as “有形 非消耗品 个人 财产 有 a 有用的 生活 of 更多的 比 一个 一年 和 an 收购 成本 of $5,000 or 更多的 每 单位." 的 收购 成本 包括 安装 指控 和 运费. 额外的 信息 is 包括 in 的 资本 设备 section 下面.
• 排除 和 悬架: No 购买 应 be 使 从 方 谁 有 被 涉及到 in 欺诈, 浪费 or 滥用. 的 一般 服务 政府的 (GSA) 列表 的 的名字 of 方 被, 暂停, or 否则 被排除在外 by 机构, 和 承包商 宣布 不合格的 下 法定 or 监管 权威 on 的 系统 为 奖 管理. ( 列表 是 以前 已知的 as 的 epl or 被排除在外 方 列表 系统.) If a 格兰特 需要 支出 总计 $3,000 in a 财政 一年 从 一个 供应商, it is 必要的 to 完整的 和 文档 a 排除 和 悬架 检查 on 山姆.政府 之前 a 购买 is 使. 请 审查 这些 程序 和 联系 的 导演 of 教师 研究 支持 为 援助 与 这 过程.
• 小, 万家, 和 女性的 业务 企业 利用率: 大学 和 大学 消耗 联邦 基金 是 要求 to 使 积极的 努力 to 使用 sm所有 的企业, 万家 公司, 和 女性的 业务 企业 每当 可能的.
• 的 戴维斯培根 行为 需要 承包商 和 分包商 on 联邦政府 资助 or 协助 合同 to 支付 他们的 劳动者 和 力学 使用 下 的 合同 no 少 比 的 在本地 流行的 工资 和 边缘 好处 为 相应的 工作 on 类似的 项目 in 的 是a. 的 科罗拉多州 部门 of 劳动 决定了 的 在本地 流行的 工资 利率.

采购 的指导方针 基于 on 阈值

的 阈值 量 请参考 to 的 总计 成本 of 的 购买. 为 的例子, 采购 三个 $900 笔记本电脑 is 被认为是 to be a $2,700 购买, 不 三个 单独的 项目. A $90,000 设备 购买 与 a $5,000 交付/设置 费 和 $8,000 in 辅助 部分 构成 a 购买 在 $100,000.

• 购买 下 $10,000 (“Micro-购买”): 有竞争力的 报价 是 不 要求 if 的 价格 是 合理的. 选择 应该 be 基于 on 质量 和 成本. To 的 程度上 可行的, 购买 必须 be 分布式 公平 在 合格的 供应商.
• 所有 购买 (单 or 累积) 在 $10,000 从 a 单 供应商 在 a 财政 年: 写 价格 or 率 报价 必须 be 获得 从 an 足够的 数量 of 合格的 来源 (见 table 下图). A 购买者 应该 不 消耗 他的 or 她的 自己的 基金 为 报销 on 购买 在 $3,000.

具体的 需求 基于 on 购买 量

文档 需求

文档 必须 be 维护 为 单 or 累积 购买 从 a 单 供应商 在 a 财政 一年 那 超过 $10,000. 的 文档 必须 be 足够的 to 细节 采购 历史. A 报价 is a 写 声明 从 a 供应商 关于 的 价格 为 a 具体的 好 or 服务. 报价 和 投标 应该 包括 规范 和 排位赛 特征 被认为是 by 供应商/承包商 包括 交付 和 time 框架, 范围 of 工作, 参考文献， 和 其他 有关 规范.

采购 和 服务 合同 文档 必须 包含 的 后:

• 基础 为 的 供应商/承包商 选择. 信息 显示 如何 的 大学 到达 at 的 决定 to 奖 的 合同 to 那 特定的 供应商/承包商.

• 基础 为 的 奖 成本 or 价格: 的 成本 和 价格 分析 应该 be 记录 to 建立 那 的 机构 获得 a 公平 价格.

A 供应商 选择 为m is 要求 in 的 后 情况:

• A 唯一的 source 购买
• A 最低 数量 of 成本 估计 和 报价 是 不 获得
• 最低 成本 报价 is 不 选择

所有权 of 项目 购买 与 格兰特 基金

奖助金 是 授予 科罗拉多州 大学的时候, 不 to 个人 π. As 这样, 项目 和 设备 购买 与 格兰特 基金 属于 to 科罗拉多州 大学. 所有 机构 政策 关于 资本 设备, 采购、 和 采购 应用.

资本 设备

资本 设备 is 定义 by 的 管理预算办公室 as “有形 非消耗品 个人 财产 有 a 有用的 生活 of 更多的 比 一个 一年 和 an 收购 成本 of $5,000 or 更多的 每 单位." 所有 成本 相关的 与 使 的 资产 耐用的 可以 be 大写. 设备 收购了 与 外部 支持 就变成了 的 财产 of 科罗拉多州 大学 除非 限制 by 的 赞助商.

• PI 责任: π 是 要求 to 确保 的 适当的 收据 of 的 设备, track 设备, 参与 in 库存 和 通知 的 办公室 of 金融 & 政府 与 把 to 条件下, 的位置, 损失 or 损害 to 的 设备. 的 π 建立 维护 程序 和 记录 和 是 负责任的 为 的 操作 条件 of 的 设备.
• 记录 保持: 科罗拉多州 大学 维护 记录 包括 描述, 串行 数, source of 资金 (包括 的 联邦 奖 识别 数, or 欣然地), 谁 持有 标题, 收购 日期 和 成本, 的位置, 使用 和 条件 的地位, 和 性格 data. 这 信息 is 维护 by 的 税 & 合规 经理 as 好吧 as 存储 in 的 学院的 固定 资产 记录.
• 库存: 的 办公室 of 金融 & 政府 标签 资产 at 的 time of 收购. 的 办公室 of 金融 & 政府 执行 a 物理 库存 of 设备 购买 与 格兰特 基金 每一个 两个 年 to 验证 的 存在 和 条件 of 的 设备, 和 的 精度 of 的 学院的 记录.
• 处理: If an 项 购买 与 格兰特 基金 is 确定 to be 过时了, 和 的 项的 价值 超过 $5,000, 性格 规则 必须 be 之后. 这 五月 包括 请求 性格 指令 从 的 授予 机构. 可能的 性格 实践 五月 需要 补偿 的 联邦 授予 机构 为 它的 比例 of 的 原始 成本 应用 to 的 公平 市场 价值. 请 通知 的 税 & 合规 经理 if 处理 of an 资产 购买 与 联邦 基金.